Is zakelijk e-mailen eigenlijk wel AVG-proof?

Dit ligt eraan hoe je de AVG-wetgeving precies interpreteert. De wet is vers van de pers. Hoe deze in de praktijk wordt toegepast, gaat de tijd ons leren. Maar als je puur naar de AVG-regels kijkt, zijn er een aantal grote vraagtekens te stellen bij het zakelijk gebruik van e-mail. Helemaal als je al jarenlang vanuit hetzelfde e-mailadres werkt.

Discussies over de AVG gaan vaak over de mogelijke hoge boetes en het aanstellen van een Data Protection Officer. Maar niet over de e-mailsystemen die een schat aan persoonsgegevens bevatten. Persoonsgegevens die vaak niet AVG-proof bewaard worden. Wist je dat ongeveer 40 procent van de zakelijke datalekken komt door onveilig e-mailgebruik?

Alles op één plek
Voor het versturen van zakelijke bestanden maken de meeste Nederlandse bedrijven gebruik van e-mail. De e-mail wordt ook direct als archief gebruikt. Je slaat er e-mailadressen op, namen en persoonsgegevens zijn aan elkaar gekoppeld en oude e-mails worden er bewaard. Al deze persoonsgegevens vallen onder de AVG.

Vanuit de AVG-wet mag je niet zomaar gegevens van personen op één plek in een ‘grote bak’ verzamelen en bewaren. Verder moet je altijd toestemming vragen aan de persoon van wie je gegevens bewaart. Ga maar eens bij jezelf na. Heb jij aan iedereen die je de afgelopen jaren hebt gemaild om bewaartoestemming gevraagd?

Ondernemers onderschatten hoeveelheid werk
Naast dat e-mail botst met de nieuwe wetgeving, is het ook onpraktisch. Tenminste als je vanuit de AVG zaken moet aanpassen. De hoeveelheid aan opgeslagen data wordt door ondernemers vaak onderschat. Daar komt nog bij dat je veel, vaak oudere gegevens, eigenlijk niet meer nodig hebt. Alweer een puntje dat in strijd is met de AVG.

Als je een verzoek tot wissen of inzagen van de persoonsgegevens krijgt, moet je hier binnen één maand gehoor aan geven. Het is dan belangrijk dat je snel alle gegevens kunt vinden en verwerken. Gaat dat bij jouw bedrijf lukken? Grote kans dat het antwoord nee is. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven er na een verzoek gemiddeld zeven uur over doen om alle benodigde data van één persoon boven tafel te krijgen. Zijn het honderd verzoeken tegelijkertijd, dan heb je ongeveer 700 uur extra werk.

Bijzondere persoonsgegevens
Een extra punt van aandacht zijn de ‘bijzondere persoonsgegevens.’ Die worden extra aangestipt in de AVG. Stel je vraagt een deelnemer van een evenement per e-mail naar zijn dieetwensen, dan kunnen de antwoorden iets over zijn religie zeggen. Ook dit zijn bijzondere persoonsgegevens.

Andere gegevens die hieronder vallen zijn politieke voorkeur, geaardheid en medische gegevens. Van deze gegevens moet je altijd weten waar ze zijn, wie er toegang toe heeft en je moet verantwoorden waarom je ze opslaat. Dit geldt ook voor ‘bijzondere e-mailtjes’ die je een paar jaar geleden hebt ontvangen.

SecuDoc oplosisng
Om AVG-proof bestanden te versturen biedt SecuDoc een veilige oplossing. Bij het versturen van bestanden werk je steeds vanuit een nieuwe omgeving, waarin je geen oude persoonsgegevens hebt staan. Verder is een SecuDoc-account beveiligd met de ‘tweestapsverificatie voor veilig internetten’. Hierdoor is gehackt worden nog moeilijker. Je waarborgt zo de veiligheid van de persoonsgegevens van je relaties.

Met SecuDoc verlopen de verstuurde bestanden na een paar uur, hierdoor kun je later niet terugkomen bij de verstuurde bestanden. Daarnaast kun je eenvoudig de verzending intrekken of verwijderen. Zo sla je geen bestanden op en voldoe je automatisch aan de AVG. Verder kan alleen de beheerder, in de ‘business-module’, alle overdrachten zien. Een standaard gebruiker kan dit niet. Veiligheid gegarandeerd dus!