Nieuwe feature: Digitaal ondertekenen

Iets printen? Dat past niet meer binnen onze bedrijfsculturen. Het gebeurt echter nog steeds dat collega's het uitprinten van documenten proberen te rechtvaardigen, met de reden dat zij een handtekening benodigen van een klant of zakelijke relatie. Vooruit, daar maken we dan regelmatig een uitzondering voor. Maar elk blaadje is toch wel 1/60000 van een boom. Vervolgens worden deze getekende documenten opnieuw gescand en opgeslagen. In het volgende blogartikel gaan we een leuke feature van SecuDoc uitleggen waarmee je veel vellen papier kunt besparen en jouw klanten en leveranciers makkelijker kunt bedienen.

Digitaal ondertekenen

Eén van de features van SecuDoc is dat je makkelijk de ontvanger van jouw bestanden om een handtekening kan vragen. Deze optie staat standaard uit, maar voor het versturen van een bestand kan je deze aanvinken. Een ondertekenverzoek kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Zo kan je een offerte naar een klant sturen via SecuDoc, de klant kan deze via SecuDoc digitaal ondertekenen en het vervolgens naar jou terug sturen. Of je kan een belangrijk document met bijvoorbeeld een nieuw beleid die je naar je medewerkers stuurt laten ondertekenen. Met deze handige feature kunt je dus bewust kiezen wanneer je de ontvanger wel of niet om een handtekening wilt verzoeken. De ontvanger hoeft alleen met de muis te ondertekenen, waarna het document verzonden wordt naar beide de ondertekenaar en de verzender. Zo kunnen bestanden met allerlei belangrijke gegevens via SecuDoc verstuurd en geaccordeerd worden.

SecuDoc voor jouw bedrijfsdoeleinden

Het digitaal ondertekenen kan gebruikt worden voor meerdere bedrijfsdoeleinden, waaronder offertes. Je kan jouw klant professioneel bedienenen door de offerte beveiligd te sturen en deze door de klant eenvoudig te laten ondertekenen. Met SecuDoc weet je ook gelijk wat de status is van een verzonden offerte. Je kan zien of een verzonden bestand ontvangen, gelezen en ondertekend is. Wanneer een klant nog niks heeft gedaan met jouw offerte, krijgt hij / zij nog een reminder vlak voordat de mogelijkheid tot ondertekenen verloopt. De meest gangbare geldigheidstermijnen zijn opgenomen in SecuDoc, zodat je deze kunt gelijkstellen aan het verloop van de offerte. 

Contracten

Bij het aannemen van nieuw personeel moeten veel gegevens uitgewisseld en ondertekend worden. Denk daarbij aan arbeidscontract, geheimhoudingsverklaring, concurrentiebeding, privacyverklaring etc. Deze documenten kun je via SecuDoc versturen en laten ondertekenen, waardoor deze niet meer per post verstuurd te hoeven worden. Daarnaast ontvang je ze digitaal terug en weet je gelijk dat jouw nieuwe collega / werknemer ook een kopie zelf heeft ontvangen. Nieuwsgierig naar deze feature? Neem dan gerust contact met ons op via sales@secudoc.nl.