Veilig én AVG-proof bestanden versturen
Als organisatie is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan gegevens en data van je klanten, leveranciers, medewerkers en andere relaties goed. Waar voor heen privacygevoelige informatie gedeeld werd via e-mail of via WeTransfer, is dit niet meer geaccepteerd. Met SecuDoc kan je allerlei gegevens zoals documenten, contracten, arbeidsovereenkomsten en andere bestanden veilig en AVG-proof versturen naar contacten buiten je organisatie. SecuDoc is eenvoudig te implementeren en direct te gebruiken.
Wat verandert de AVG-wetgeving voor jouw organisatie?
Door de privacy maatregelen van de AVG, wilt de overheid dat organisaties meer verantwoordelijkheid nemen voor het verwerken van persoonsgegevens (bijv. veilig versturen of opslaan). Hoe lang je persoonsgegevens mag bewaren verschilt per organisatie. Je bepaalt wel hoe lang je deze gegevens nodig hebt en in welk tijdsbestek je deze weer zult verwijderen, mits je dit transparant communiceert. Als je een bepaald bewaartermijn heeft dan zal je dit vast moeten leggen in een bewaarbeleid. Door de privacywet is het de bedoeling zo min mogelijk onnodige persoonsgegevens te verzamelen en op te slaan. Met SecuDoc kan je veilig jouw grote bestanden versturen.
Hoe worden bestanden AVG-proof en veilig verstuurd met SecuDoc?
-
1. Veilig bestanden uploaden
Je logt in op SecuDoc, sleept de bestanden naar het scherm en kiest één of meerdere ontvangers.
-
2. Downloadlink wordt verstuurd
Nadat je op verzenden klikt krijgt de ontvanger direct een e-mail met een downloadlink.
-
3. Ontvanger downloadt veilig het bestand
De ontvanger kan zonder inloggen het bestand downloaden via een versleutelde verbinding.
Bestanden versturen via e-mail, is dit gevaarlijk?
De e-mails en bijbehorende bijlagen die je verstuurt zijn vaak niet versleuteld waardoor jouw bestanden niet veilig worden verzonden. Volgens de AVG mag je persoonsgegevens ook niet jaren lang in jouw Verzonden-map van jouw e-mailbox houden; iets wat standaard wel gebeurd bij e-mail. Daarnaast is het verzenden van bestanden via de mail ook ontransparant, omdat jouw bestand en de ontvangst hiervan niet traceerbaar is. SecuDoc beschikt over end-to-end tracking bij het veilig versturen van jouw bestanden. Dit zorgt ervoor dat je precies kan zien of jouw bestand verstuurd, geopend en gedownload is. Verder is het ook mogelijk om onjuist verstuurde bestanden intrekken. Met SecuDoc ben je zeker dat je je jouw bestanden veilig kan versturen.
Functies die bestanden versturen nog veiliger maken
-
EigenaarNa lang zoeken kwamen wij bij SecuDoc. We zochten uitdrukkelijk voor een Nederlands bedrijf die veilig is. Je werkt namelijk alleen maar met gevoelige informatie en dat moet niet in de verkeerde handen komen. Nu een half jaar verder kunnen wij uit ervaring zeggen dit bedrijf is veilig, correct, altijd bereikbaar en een geweldige makkelijke site waar je vertrouwelijke informatie verstuurd en op meerdere mogelijkheden extra kunt beveiligen. SecuDoc bevelen wij iedereen aan die met vertrouwelijke informatie werkt!
-
WoonconsultentWij gebruiken SecuDoc sinds de nieuwe AVG regeling, waardoor wij onze privacy moesten verbeteren. Door SecuDoc te gebruiken is het mogelijk om betrouwbare financiële en openlijst documenten uit te wisselen met onze stakeholders. Ook gebruiken wij de ‘Droplink’ functie vaak, hierdoor is het opvragen van bestanden nooit zo makkelijk geweest.
-
Front Office Customer CareSecuDoc biedt een goede prijs/kwaliteitsverhouding, als wij vertrouwelijke bestanden versturen gebruiken wij hier altijd SecuDoc voor. De Droplink functie is ook erg handig, hierdoor kunnen klanten makkelijk & veilig (grote) bestanden versturen. Wij hebben SecuDoc ook al meerdere malen aangeraden aan andere bedrijven.
-
DirecteurDe applicatie werkt goed, is betrouwbaar en veilig. Met SecuDoc wordt er uitsluitend gebruik gemaakt van Nederlandse servers, AVG-proof zijn is voor ons bedrijf erg belangrijk.
